Изменить данные о физ.лице вы можете или через справочник "Физические лица" или в справочнике «Сотрудники». Оба справочника расположены в разделе кадры (Зарплата и кадры). Откройте карточку нужного сотрудника, потом слева от полного ФИО есть ссылка синяя «Смена ФИО». Заходите туда и указывайте новые данные, т.е. фамилию. И дату, с которой будут действовать изменения.
При внесении изменений при входе через один справочник нет необходимости входить затем вторым путем и проделывать те же действия второй раз. Действие вы оформляете только 1 раз.
На той же форме ссылка пониже – «История». Тут можно посмотреть, были ли еще какие-то данные по сотруднику изменены ранее.

Используйте ту дату, которой датирован у вас в документообороте приказ о смене сотрудником фамилии. Делать это нужно когда человек уже приходит к вам с новыйм паспортом (новой фамилией) и вы эти все данные паспорта новые тоже вводите в систему и сохраняете. Выбирайте вариант "паспорт гражданина рф".  

Например, у вас сотрудница сменила фамилию. Пришла к вам с 2я документами (новый паспорт и свидетельство о браке). В этот же день оформляете заявление за подписью сотрудника на смену фамилии.
Далее – сканируете принесенные им документы и проводите по системе приказ на смену личных данных сотрудника.
Когда приказ подготовлен – ознакомление за подписью этого сотрудника.
И только после этого заходите в 1С, по инструкции что я писал выше. И проводите там изменения.
Итого: в 1С у нас получаются все изменения внесены в день приказа.
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ: наименование вашей компании « » (ООО « ») ______________/ _____________ подпись руководителя «_____»___________ 2022 __г. Руководителю отдела персонала ООО « » (наименование вашей компании) Ф.И.О. от (Ф.И.О. сотрудника сменившего фамилию, его должность и подразделение) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу изменить фамилию с «такой» на «такую» в связи с «причина».
___и далее абзатц с подписями вашими и руководства компании

Добрый вечер! Тогда делайте сначала по инструкции, как было описано выше. Вносите изменения в карточку сотрудника. А затем делайте дополнительные действия: открывайте реестр сведений. Сделать это можно через панель все функции (функции тех.специалиста) и добавляйте новую строку. В этой созданной записи еще раз дублируйте дату, с которой у вас начинает действовать новая фамилия сотрудника.
После этого проверьте: сформируйте отчет за прошедший период - будет ли там старая фамилия, и отчет за новый период -будет ли там отображаться только новая фамилия.
По-идее все должно быть хорошо.